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電子文件管理
電子文件管理系統解決了文件元數據的標準化,文件的分類管理,并通過多庫建立實現了文件的多類從屬管理問題,加入了電子文件的權限管理和審批發布機制,提高了電子文件使用過程中的安全性、準確性;融入了強大的搜索解決了文件的多維度展現應用,適應用戶不同習慣的電子文件的分類管理,及滿足對文件不...

隨著互聯網的普及,信息流通的速度、強度和便捷度的加強,一方面讓我們享受到了前所未有的方便和迅捷,但另一方面也承受著信息爆炸所帶來的壓力。

企業信息化讓電子文件成為企業知識的主要載體,例如各類文檔、圖片、視頻、音頻、源代碼、CAD圖紙、方案等,非結構化數據、半結構化數據與日劇增,因缺乏有效的安全備份機制,電腦的丟失、文件的刪除、多版本文件的凌亂,嚴重影響著工作效率;在企業運營過程中,通過文檔和客戶交流的時間甚至超過90%,應用文檔所產生的人工費占總人工費的40%,企業總收入的15%,文檔的重要性越來越突出;另外知識管理成為了現代企業發展的關鍵,而企業在知識管理上卻存在著巨大的問題,如沒有成熟的知識形成管理機制、企業人員的流動,導致知識無法積累。

電子文件管理系統解決了文件元數據的標準化,文件的分類管理,并通過多庫建立實現了文件的多類從屬管理問題,加入了電子文件的權限管理和審批發布機制,提高了電子文件使用過程中的安全性、準確性;融入了強大的搜索解決了文件的多維度展現應用,適應用戶不同習慣的電子文件的分類管理,及滿足對文件不同維度的快捷搜索查找。

電子文件管理適用于建立電子文件數據中心、知識管理、電子文件庫資源共享平臺,圍繞文檔、圖片、音頻、視頻、表格數據等電子文件,進行數字化、分類、分庫、搜索展現。只要企業和組織成員需要處理電子化的文件,都可以使用電子文件管理系統對現有文件進行有效的管理、應用。

電子文件管理架構圖及簡要說明

時光電子文件管理架構圖

接入層:支持PC端、智能手機端(android、ios、wp平臺)、平板電腦(android、ios平臺)進行文件庫訪問;并支持以短信、郵件方式提高相關文件審批效率;

應用層:通過公共門戶提供電子文件多維度搜索、多視圖瀏覽;向注冊會員提供了資源上傳、分享功能;并支持對整個平臺的公共資源、多庫資源進行管理;

管理層:包括知識管理、社交管理、會員管理、系統管理;通過文件形成知識進行分類管理,并借助社交媒體實現電子文件資源的評論、索取、分享,及對公眾用戶關注的文件類別、評論內容進行輿情分析提醒;在公眾平臺中注冊的會員由管理層進行統一管理、權限分配及積分管理等功能;

數據層:根據數據的類別,分基礎數據庫(平臺基本數據存儲)、電子文件庫(電子文件存儲)、索引庫(電子文件索引信息存儲);

統一標準:對電子文件的元數據建立統一的數據標準,保證數據描述的一致性;

統一接口:支持多種數據源的數據抽取建模,及支持對電子文件元數據的自動獲取,提高數據獲取時的智能型;并開放系統API供其他業務系統進行調用,也集成了外媒社交平臺的API接口支持;

統一服務:在數據安全及系統運維管理角度,提供了完善了數據加密、備份機制,并對系統的部署提供了相關應用訪問安全支撐。

電子文件管理特點/優勢

成熟的數據標準化處理:元數據元素采用規范中已有的元素以獲得最大的語義兼容性,元數據元素語義結構的標準化有助于實現在不同空間、時間上各類用戶及計算機對同一元數據元素語義理解的一致性,實現語義內容的互操作,從而有效地實現電子文件元數據描述電子文件的準確性,保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可利用性,保證電子文件的法律憑證價值。

元數據自動獲取:對特定格式文檔的元數據自動抽取、對不同類型元數據自動抽取、對web站點的元數據自動抽取、對中文文獻的元數據自動抽取。

多樣的文件上傳、下載方式:支持批量上傳、下載、批量編輯信息,對大文件支持斷點續傳及ZIP壓縮下載。

多種內容展現形式:文件支持以列表、縮略圖、詳細列表、組圖、在線預覽、在線編輯方式進行展現。

手機、平板和網頁一體化:系統提供針對主流移動終端的一體化設計,信息內容只需發布一次,即可同時通過手機客戶端、平板客戶端和網頁版訪問,內容完全一致。移動客戶端可自動轉換格式,顯示為手機和平板相應的大小格式。

微博群組信息整合瀏覽管理:微博群組信息整合管理,方便行業內各類用戶之間的信息共享,及發布內容統一; 通過微博群組,對文件的內容進行討論,多人參與,提高文件的質量及創新性;并借助輿情分析,對文件的應用效果進行監控,提供更加準確的內容。

微博輿情監控分析:針對行業官方微博、外媒新聞,制定多個用戶和會話維度,更精確地識別用戶的屬性和口碑的主題及態度,發現話題,為客戶提供最完善的標簽和分類,做出及時的事件響應,更好的進行社交互動。

精確的全文搜索:利用時光軟件的全文檢索系統iSearch,對企業內部的信息包括文件服務器上的文件、網站網頁、ERP等系統存放信息的數據庫信息、辦公應用中的文檔以及內容管理系統中的內容,提供了精確的全文搜索功能。

ETL/BI數據抽取建模分析:借助時光軟件的SynchroESB DataService數據集成平臺,完成對各資源數據的訪問、抽取、過濾、清洗、轉換、加載等ETL 過程,最終實現異構數據的有機整合;并借助BI數據分析工具,對數據進行挖掘、管理和分析,使信息管理者獲得更多的應用知識并提高洞察力、創新力,提高信息數據的有效性、準確性。

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